同時有10件緊急工作，先做哪一項？

優先工作的判斷標準：緊急、重要、耗費心力。

該擺第一的工作，不是最花時間，而是難度最高！

 

▲「例行工作」、「重點工作」、「突發工作」！全部得做好，而且要「零失誤」！



外科醫生的忙碌生活，我們只能從影集中窺見一二，特別是外科醫生，常常會碰到緊急開刀的病例，就算已經排定手術行程，還是會遇到急診病患需要動緊急手術的狀況，每天都生活在緊張高壓的情緒裡。換句話說，在執行多工處理的過程中，醫生們需要隨時變動優先順序，病患的重要度與緊急度也隨時在變。重點是，救死扶傷的工作不容許錯誤或失敗。同時，醫療工作需要團隊合作，醫生光有高超技術沒有任何意義。



把病患和手術替換成一班上班族的工作，你是否常常遇到這樣的狀況：○1手上有很多工作同時進行，必須發揮多工處理的效能；○2無法決定先後順序，就算決定了也會被迫變更；○3所有案子都是「緊急」且「重要」，不知該如何安排……而且，○4每天生活忙碌不堪，無法消除疲勞感，身心極度疲憊。



作者裴英洙身兼「醫師、經營者、顧問」三重身分，他在擔任外科醫生時，每天都要做10個以上「緊急又重要」的決定，還得同時處理突發狀況；之後他轉任病理師，每一件病例判斷都有「不能出錯」的壓力。在他研修經營顧問課程時，發現在醫療第一線或醫生執業時獲得的知識，以及擔任病理醫生時，判斷重大疾病的經驗，可以充分活用在商業界發生的「問題」上。



在面對每天的「例行工作」，和排定的「重點工作」，甚至常常會無預警出現的「突發工作」，一個人的資源和集中力有限，如何分配有限資源？如何避免浪費心力？如何有效做決定並確實執行？將是決定工作是否能夠在時間內完成（不用加班）、以及是否能將失誤率降到最低（高效率）的重點考量。



▲擺脫忙碌與壓力生活的「三大原則」

◎原則○1：不僅安排順序，更要保留變動的餘裕

優先順序會經常變動，當「最優先事項」突然插進來時，你必須決定要將哪一件事往後延。



◎原則○2：每天的生活，就是為「緊急」時刻做準備

生活中的一切事物都是為了「緊急」時刻做準備，假想失敗的準備，才能隨時應付緊急狀況。



◎原則○3：維持好的工作表現，要預防所有「失敗」

「每次的表現都是一百分」，遠比「只有一次一百二十分，其他時候只有六十分」還重要，工作最重視的就是維持一定水準。



▲10件工作如何安排，才能做得快又好？

◎用急診室醫生的「分類術」，精準又快速

分秒必爭的急診室裡，醫生必須決定要先救誰，也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。



◎一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理

四種分類的判斷基礎是「現有資源是否能處理？」如果判斷無法處理時，要當機立斷的尋求幫助。



◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯

難以決定優先事項（紅色）時，不妨先從眾多任務中選出「任何人都能處理、短時間內可以做完」，以及「可以稍後解決的問題」，簡化要處理的任務。



▲從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」

◎不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」

迅速從不同主軸瀏覽，不要花超過五分鐘，時間估算無需太精準，只要將重點擺在「棘手度」，概略掌握自己處理需花多少時間、是否需要他人協助、如果需要，需請多少人幫忙等所需人力就可以了。



◎從「大規模、高難度」開始處理

當身心俱疲時，很難再提起精神處理重要工作。就算硬逼著自己去做，也很可能因為疲倦無法做出滿意成果。因此，趁著還有腦力與體力時，先完成難度較高的工作。



◎用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理

同時有好幾件「都很重要的工作」時，就用「人、物、成本、時間」的標準來考量，幫這幾個工作打分數，再依分數排出順序。



◎「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完

評分時可依自己工作的需求，在各項目的重要性加權，例如在絕對要遵守截止日的業界裡，時間項目要加重；若是嚴格要求成本控管的公司，則是加強成本項目的比重。



◎突發工作出現時，先把手上的做好！

只要你已經開始做優先工作，就能沉著冷靜地處理插隊的緊急任務。「還沒開始做」和「做了1/3」的狀態，心情會有極大差異。



▲先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案

◎找出可能性低的選項，排除它

先排除「不可能」或是「可能性極低」的選項，避免多花時間找「錯誤的答案」。



◎就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」

排除的選項不代表可能性就一定是0，因此也要視不同情況，重新檢視已排除的選項。



◎「會思考」比「找答案」更重要

如果一開始就急著找正確答案，執行之後才發現偏離正確解答，等於花費心力在審慎研擬錯誤的解決方法，最後還是徒勞無功。



◎掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答

每天獲得的資訊量遠超過我們需要的，該如何聰明地捨棄...

作者介紹
裴英洙

【醫生、經營者、顧問】
●醫師、醫學博士、MBA。Medi×firm股份有限公司董事長。
　　
●1972年出生。金澤大學醫學部畢業、金澤大學研究所醫學研究科課程修畢、慶應義塾大學研究所經營管理研究科（慶應商學院）第一名課程修畢、曾赴法國名校系統ESSEC留學。金澤大學醫學部畢業後，進入金澤大學第一外科（現為心肺‧綜合外科）任職，主要在大學醫院和機關附屬醫院，從事胸腔外科（肺癌、心臟病等）手術，每天從早忙到晚。

●隨後進入金澤大學研究所，專攻外科病理學，取得病理專科醫師（亦即判斷正確疾病的專科醫師）資格，於市立醫院擔任病理醫師，為患者做最終判斷，每年須判斷超過一萬件重大疾病。歷任大阪市立環境科學研究所附設營養專門學校、大阪府立大學客座講師。

●除了醫師身分之外，也在慶應商學院，師承醫療政策、醫院經營第一把交椅田中滋教授門下。進修期間設立醫療機構重建顧問公司「Medi×firm股份有限公司」，協助許多醫療機構維持營運、支援醫療類創投公司營運，並針對保健企業給予醫學建議，業務內容相當廣泛。

●現在一邊從事臨床工作，一邊向醫療機構提供經營建議，將第一線需求轉化成實際可行的專業協助。
譯者介紹

 

游韻馨



一直知道要安排工作的先後順序，但總是找不到好方法，翻譯這本書後才知道，原來還有這一招！這下子我再也不用擔心工作做不完了（灑花）～！



譯作包括《說話有自信，老闆、朋友都挺你》、《第一次見面就該懂得做人眉角》、《臨場說話的技術》、《不抱怨老公的幸福術》、《驚人的30秒瘦肚操》（以上皆由采實文化出版）...

【前言】10個緊急的重要工作，如何分配並樣樣做好？



【第1章】　10件工作如何安排，才能做得快又好？  

▲（方法1）急診室醫生的「分類術」，精準又快速

‧該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則

‧一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理

‧無法解決的問題，一定要先斷然放棄

‧把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯

▲（方法2）從不同主軸，檢視手上的任務

‧○1先用同一主軸（ex：時間），判斷每項任務

‧○2再用不同主軸，檢視同一任務

‧不是精算「花多少時間」，而是「難度多高」

‧用「時間」和「集中力」分配現有資源

▲（方法3）從大盤子開始洗，即先處理「難度高的工作」

‧從「大規模、高難度」開始處理

‧用四大項目幫工作「打分數」，最高者優先處理

‧「高難度、大規模」的工作，要一口氣做完

‧突發工作出現時，先把手上的做好！

▲（方法4）做重要決定時，像「刷油漆」一樣

‧讓你「感覺怪怪」的地方，就是關鍵

‧養成宏觀、微觀兩種全方位視角

▲（方法5）先排除「不可能的選項」，別急著找正確答案

‧找出可能性低的選項，排除它

‧就算排除，也要因應狀況「重覆檢視」

‧不要一開始想找答案，會思考比找答案重要

‧掌握該捨棄的資訊，就能愈快得到解答

▲（方法6）利用「三個箭頭」畫出順序，確定流程

‧箭頭不只將流程具體化，還能把工作均分處理

‧區分資訊時，要讓每一份都「夠清楚」

‧找到區分點（箭頭），執行中發生問題也不用擔心

‧串聯的事項要有連貫性

▲（方法7）以「自己做得到、做不到」的因數分解解決問題

‧從「人、事、時、地、目的、方法」中找到可控制要素

‧知道哪些工作該求助，才是真正的高手

‧懂得分配，就能事半功倍

▲（方法8）從影響「範圍」與「深度」等兩大軸心思考

‧影響範圍：自己、團隊、顧客

‧影響深度：觀察、事後反應、立即反應

‧預測須採取的行動，避免意外和失誤

‧排出先後順序，也讓團隊成員掌控進度

▲（結論1）分析「失敗原因」，一敗有十勝的價值

‧這一次做錯了，下一次就知道怎麼做才對

‧分析敗因，找出有效的解決辦法

‧勇往直前、不放棄……，還不夠！

‧自認正確的做法，不一定是解答

▲（結論2）面對自己不知道的事情，就老實說不知道

‧面對不清楚的狀況，「裝懂」才丟臉

‧用自己的話陳述一次，確認雙方理解相同

‧「不知道」，是讓討論更深入熱烈的關鍵字



【第2章】 把力氣「分配」在對的事，效率提高50%！

▲（方法1）努力有限，「分配」比「多做」更重要

‧配自己的努力，比埋頭苦幹更有效率

‧一天的心力有限，巧...

▲10件工作如何安排，才能做得快又好？◎急診室醫生的「分類術」，精準又快速　　面對一大堆突如其來、緊急且重要的工作時，你會如何處理？有些人會從新案子做起、有的人從自己感興趣的案子做起、還有人會先做主管認為重要的工作，每個人都用自己的判斷標準，安排工作的先後順序。但究竟那一種方式，最有效率呢？●該先救誰？急診室醫生都在用的分類順序法則　　醫界，有一種訂定醫療工作優先順序的方法，叫做「檢傷分類」（triage）。在分秒必爭的急診室裡，醫生必須決定要先救誰，也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。　　發生大規模災害時，急救患者會大量湧進醫院，由於醫生、護士、醫藥品與醫療機器等資源有限，因此無法同時治療所有病患。為了盡力拯救寶貴性命，必須有效分配醫療資源。◎一定要學會四種分類：優先、非緊急、簡單、無法處理　　檢傷分類制度將傷患分成以下4種：短時間內○1優先急救病患、○2非緊急急救病患、○3輕度治療病患、○4不治療病患等四類，而且醫生必須迅速做出判斷，判斷後立刻進入治療程序。在實際的急救現場，護士會為病患貼上不同顏色的標籤，表示急救的先後順序，完成檢傷分類步驟。●紅色（優先急救病患）　　病患雖然生命垂危，不過還有救治的可能，因此必須立刻治療。這是最需要投入大量醫療資源的族群。●黃色（非緊急急救病患‧第二優先急救病患）　　緊急程度雖不如紅色急迫，但還是應該儘快治療。通常這類病患沒有立即的生命危險。●綠色（輕度治療病患‧保留病患）　　無需立刻治療或運送的病患，可以稍後再處理。●黑色（死亡病患‧無法救治病患‧不治療病患）　　雖然性命極度垂危，但現有醫療資源（醫藥品、醫療機器、救護人員）無法救治，如果要投入所有資源治療，反而會危及其他病患的生命，遇到這種狀況時只好放棄救治。◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去，準沒錯　　過去的經驗、本身的資源、團隊成員的能力以及剩餘時間等因素，都會影響判斷結果。要在短時間內判斷出必須緊急因應的紅色事項，或許有其難度。遇到這種情形時，不妨先從眾多任務中選出綠色標籤，也就是選出任何人都能處理、短時間內可以做完，以及可以稍後解決的問題，簡化要處理的任務。　　　　當事者目前的狀況也會影響任務的標籤顏色選定標準，遇到這種情形時，請參考接下來的建議。「檢傷分類」就是找出你現在應該做的事情，從眾多任務中訂定優先順序，有效分配有限資源的行為。　　換句話說，檢傷分類思考就是「做決定」的基本觀念。接下來，我將逐一說明「如何做決定」的相關概念。▲從不同主軸，檢視手上的任務　　臨床醫生每天都要診斷或治療幾十名病患，我的做法是，先迅速瀏覽過所有病例（患者資訊、病歷等），找出今天最高的一座「山」。所謂的「山」就是緊急度最高、重要度最高、最耗費心力的棘手工作，也就是用「檢傷分類」法找出「紅色」等級的工作。換句話說，我習慣在正式開始處理工作之前，先在腦中模擬處理過程。◎先用同一主軸，判斷每項任務　　模擬時最重要的就是，要站在同一個主軸從頭到尾思考一遍。假設主軸是「時間」，就要從時間這個主軸來判斷每項任務要花多少時間，例如這個病患只要十分鐘、那個病患要花一個小時等等。若以人力為主軸，就要考量這個病患需詢問幾位別科醫生的專業意見、需詢問指導醫生到什麼程度。此外，以收集資料為主軸也是一個判斷方法，例如是否要去圖書館查資料、手邊資訊是否充足、是否需要上醫學文獻搜尋網站查詢等等。◎再用不同主軸，檢視同一任務　　此時的重點是，要從幾個不同主軸，重複且「迅速檢視」同一座山。套用在商業場合裡，也可以從「成本」這個主軸來考量。如此一來，就能找出優...